Як правильно розставляти пріоритети в роботі?
Фріланс часто схожий на жонглювання. Ви не тільки працюєте над декількома проектами в один і той же час, але у вас також, ймовірно, є проекти, які знаходяться на різних стадіях розробки.
Початок нових проектів, завершення інших і постійне поглиблення в роботу може зробити організацію і планування важким завданням. Ви постійно будете стикатися з проблемою ефективного управління своїм часом, щоб врівноважувати всіх своїх клієнтів і продовжувати виконувати завдання.
Якщо ви схожі на мене, то для вас немає нічого більш задовольняє, ніж завершити завдання і викреслити її зі списку. Звичайно не таке велике задоволення, коли отримуєш оплату за роботу, але все ж. Особисто мені набагато простіше ефективно функціонувати, коли у мене складний, але реалістичний список завдань для кожного дня і кожного тижня. Без планування використання мого часу я, як правило, втрачаю фокус і витрачаю свій час менш продуктивно.
У той момент, коли я створюю список завдань на кожен день і розподіляю свій час для кожного завдання, мені необхідно розставити пріоритети. Ефективний розподіл є необхідністю для фрілансерів, щоб максимізувати свою ефективність і продуктивність. Однак всі ми різні і те, що працює для мене, може не працювати для вас. Тут немає правильного чи неправильного підходу, але ми все повинні знайти свій власний ідеальний метод розстановки пріоритетів.
Перш ніж вдаватися в деталі пріоритетності потрібно визначити різницю між "важливо" і "терміново". Основна різниця - чутливість часу. Термінове завдання повинна бути зроблена в короткі терміни, в той час як важливе завдання, хоча і є критичною з деяких причин, не потребує негайного її виконанні. Варто розуміти, що ваші завдання можуть бути терміновими і важливими одночасно, тільки терміновими або важливими, і навіть не тими чи не іншими.
Розставляючи пріоритети, ми сподіваємося знайти баланс, який дозволить виконувати самі термінові і важливі завдання. Однак іноді виникають труднощі, коли доводиться порівнювати одну задачу з іншого.
Прикладом термінової завдання з відносно низькою важливістю був би наближається дедлайн маленького проекту для клієнта, з яким ви навряд чи будете працювати знову. Вона повинна бути виконана в строк, тому тут явно більше терміновості, ніж важливості.
З іншого боку, прикладом важливого завдання з низькою терміновістю буде високооплачувана робота для постійного клієнта, який не дуже прискіпливий до часу.
Фактори, які слід враховувати при визначенні пріоритетів:
Дедлайн - це щось, з чим всі ми маємо справу на регулярній основі, і вони часто відіграють величезну роль при визначенні терміновості завдання. Звичайно, чим ближче крайній термін, тим більше терміновість. Ви можете або не можете мати достатньо часу, щоб працювати наперед і уникати термінових завдань. Але якщо ви все-таки в змозі зробити це, то зумієте усунути більшу частину терміновості, отже, у вас буде більше свободи при плануванні.
Що станеться, якщо ви не встигнете до терміну? У деяких випадках це навіть не варіант, але у інших проектів буде дуже вільний дедлайн і клієнт, який не буде стурбований додатковим днем або двома для роботи над проектом. Не всі дедлайни однакові, тому якщо ви навряд чи встигаєте зробити все вчасно, спробуйте оцінити наслідки невиконання кожного з термінів і розташуйте завдання по пріоритетності.
Відео: Як правильно розставити пріоритети .Мотівіруещее відео
Хоча крайній термін може не маячити на горизонті, великі проекти повинні бути добре сплановані і виконуватися відповідно. Якщо ви дивитеся тільки на терміни, ви можете не побачити актуальність, через що можете перебувати досить далеко від того, щоб все було виконано в строк. Один з перевірених способів, який ви можете використовувати, щоб впоратися з цим - встановити кілька термінів для невеликих етапів протягом усього проекту, що допоможе вам залишатися в тому ж ритмі і дасть можливість легко відстежувати прогрес.
Давайте визнаємо, гроші можуть бути визначальним чинником як у важливості, так і в терміновості. Це може бути сума гонорару, що вельми важливо для вас, або ж час, коли вам заплатять.
Це постійний клієнт, який надає вам чималу кількість роботи? Це новий клієнт, з яким ви хотіли б зміцнити взаємини і налагодити співпрацю? Це клієнт-проблема, яка завжди має затримки при своєчасній оплаті? Це новий клієнт, з яким ви навряд чи будете мати справу знову? Всі ці речі можуть стати важливим фактором, який буде впливати на те, як ви розставляєте пріоритети.
Хоча у вас немає строго дедлайну, ви сказали клієнтові, що ви могли б зробити щось до певного терміну? Або ви сказали, що хочете зробити щось конкретне, що ще не закінчено? Для створення репутації та повторного співпраці ваше слово грає важливу роль.
Поради з планування вашого часу
Не дивіться на весь проект цілком, подивіться на те, що вам необхідно зробити в конкретний день або тиждень для досягнення потрібного прогресу.
Це допомагає планувати справи на день або на тиждень заздалегідь. Як правило, ви витрачаєте невелика кількість часу на вихідних, плануючи спільні пріоритети на наступний тиждень, і кожен вечір викладайте план з тим, що вам потрібно зробити на наступний день.
Наявність плану, зробленого заздалегідь, допомагає починати продуктивно кожен день, а не відкладати і зважувати всі варіанти, перш ніж вирішити, над чим працювати. Це може або не може працювати для вас, але, швидше за все, виграють всі від такого планування заздалегідь.
Відео: Як правильно розставити пріоритети в житті
В кінці кожного дня потратьте декілька хвилин, щоб подивитися, що ви зробили, і оцінити, як це вклалося в мети, які ви мали на конкретний день. Це може бути корисно в визначенні пріоритетів на наступний день, тому що тепер ви знаєте, які речі мають велику невідкладність, адже ви не змогли дістатися до них сьогодні.
Розстановка пріоритетів і планування потребують оцінки того, яка кількість часу зажадає кожен пункт.
Це дуже допомагає триматися темпу, коли робота сповільнюється і це також сприяє оцінки того, скільки ви дійсно змогли зробити в даний день або тиждень.
Також це може бути корисно для оцінки майбутніх проектів. Можливо, ви дійсно недооцінюєте або переоцінюєте, скільки часу вимагає виконання того чи іншого завдання, і це допоможе вам визначити дедлайни в майбутньому.
Відео: Як правильно розставляти пріоритети
Всі ми маємо кілька періодів протягом дня або тижня, коли ми більш продуктивні, ніж в інший час. Якщо ви в курсі цих періодів, то зможете регулювати свій графік так, щоб скористатися вашими сильними періодами для роботи, а менш складні завдання залишити для непродуктивних періодів.
Очевидно, що відповіді на електронні листи або розсилка рахунків не зажадають від вас стільки ж концентрації, як інша робота.
Іноді ви можете мати кілька різних проектів з аналогічним рівнем важливості та терміновості.
Я виявила, що я працюю краще, коли вибираю роботу, яка мені імпонує більше в той чи інший момент. Є деякі моменти, де я планувала писати статтю, але я просто не відчуваю, що я можу бути настільки продуктивною, як якщо б я займалася чимось іншим. Якщо дозволяє ситуація, міняйте плани і скористайтеся продуктивністю робочого часу для чогось іншого.
Відео: Як правильно розставляти пріоритети по життю
Це не завжди можливо, але я виявила, що це допомагає з якістю роботи, кількістю часу, необхідною для виконання роботи, і це також допомагає моєму світовідчуттю в той момент.
