Матриця ейзенхауера - ваш надійний помічник
Відео: Матриця Ейзенхауера
В принципі, правильно планувати зовсім не складно. Для цього потрібно лише вміти концентрувати свої зусилля на важливих справах і при цьому відсікати від свого життя все зайве.
Обидва ці навички входять в число найнеобхідніших навичок, які слід мати кожній людині, що прагне до успіху.
А грамотно підібрані інструменти стануть підмогою в його діяльності. Найкраще вибирати те, що допоможе значно підвищити ефективність своєї роботи. Гідність матриці Ейзенхауера в тому, що вона не тільки дозволяє раціонально використовувати свій час, але і допомагає чітко дотримуватися потрібного вектора в своєму русі.
В цьому якраз і проявляється
справжня сила планування.
Тому кожна людина, яка зацікавлена в підвищенні особистої ефективності, повинен мати навички планування. Шляхом чіткого розміщення пріоритетів своєї діяльності він може значно збільшити свою продуктивність. Відповідно, це гарантує йому більш швидке досягнення поставленої мети.
Сподіваюся, що, виходячи з попередньої статті на цю тему, ви чітко уявляєте собі основне призначення матриці Ейзенхауера. Адже вона якраз і націлена на обробку пріоритетів завдань. А для того, щоб її ефективно використовувати у своїй діяльності, всього лише треба дотримуватися наступного алгоритму.
Крок 1.
Аудит своїх цілей.
Для початку перевірте свої цілі. Подивіться, наскільки правильно ви їх поставили і сформулювали. Нагадаю, що кожна мета повинна бути конкретною і реальною, бути чітко сформульованою, а також мати чіткий термін виконання.
Найголовніше для досягнення успіху -
це чітко поставлена мета.
Все інше - не більше,
ніж коментарі до неї.
(Брайан Трейсі)
Якщо у вас кілька цілей, їх треба якось упорядкувати. Найважливіше для вас - виявити свою головну мету на даний період. вибирайте тільки ОДНУ. Чітка фокусування набагато збільшить ефективність ваших дій. А після цього обов`язково перевірте свою мету на істинність. Для цього треба задати собі наступні три питання:
- Чи готовий я проявити завзятість для досягнення цієї мети?
- Чи вірю я в її досяжність?
- Наскільки чітко я розумію, як її досягти?
Запам`ятайте ці питання і дана вправа. Воно допомагає не тільки розібратися зі своїми цілями, а й уявити порядок дій для їх досягнення. Нехай це буде лише якісь попередні намітки. Але якраз ці дії стануть основою вашого майбутнього плану.
А щоб не загубитися в своєму житті, такої аудит слід проводити регулярно щороку (раз на рік або раз на півроку).
крок 2.
Фокус на важливому.
Одна з самих серйозних помилок, що в своєму житті роблять люди, здавалося б, дуже проста. Вона полягає в тому, що більшість з нас вважають непотрібним розставляти свої цілі за пріоритетами.
Те, що ці люди мріють і прагнуть до чогось, це добре. Але найчастіше вони виставляють перед собою відразу багато цілей і приписують їм однаковий пріоритет.
В результаті вони нічого не досягають. Або ж мають в результаті посередній результат і дуже здивовані цим. А причина такого результату лише в тому, що вони своєчасно не виставили себе пріоритети.
Не можна відразу підкорити кілька вершин!
Тому наступний важливий навик, яким треба оволодіти - не звалювати на себе занадто багато справ. Особисто я вважаю, що найбільш продуктивно фокусувати свої зусилля не більше, ніж на трьох цілях. Але вибирати при цьому треба дійсно найважливіші завдання. Ось де стане в нагоді матриця Ейзенхауера!
Вона дуже добре допомагає при короткостроковому плануванні - на день або на тиждень. спочатку складіть загальний список справ. А потім переглянете його і розставте всі свої справи по квадрантам, враховуючи їх важливість. Розділіть аркуш А4 на 4 блоки і внесіть туди всі свої завдання. А щоб не помилитися, скористайтеся наступною підказкою:
В квадрант 1 поміщаємо Невідкладні справи-Справи, для яких підходять граничні строкі- Справи по дозвіл криз.
квадрант 2 - це Завдання по досягненню своїх цілей-Аналіз ваших результатів- Планування нових проектів-Визначення перспективні Налагодження потрібних відносин.
В квадрант 3 поміщаємо Потрібні телефонні звонкі- Короткі завдання- Перериви- Невідкладні матеріали-Громадські справи.
квадрант 4 - це Рутинні завдання-Кепські телефонні звонкі- Листи-Інші "пожирачі часу".
крок 3.
Конкретний план.
Ось тепер ви готові для ефективного планування. Відповідно до заповненими квадрантами складіть план своїх дій на день.
Те, що добре сплановано,
зроблено вже наполовину.
Свій день треба починати з справ важливих і термінових (перший квадрант). Ще раз зазначу, що за правилами, він повинен бути порожнім. Його дієва чистота є показник справжнього професіонала.
Але не варто сильно засмучуватися, якщо спочатку цей квадрант у вас буде заповнений. Будь-які навички вигострюються і все приходить з досвідом. Уміння правильно планувати - це такий же навик, як і будь-яке інше вміння. Чим більше ви будете працювати з цією матрицею, тим більше ви будете його напрацьовувати.
Не так вже й страшно, якщо час від часу в цьому квадраті у вас будуть з`являтися якісь завдання. Більш важливо, щоб це не перетворилося на тенденцію вашому житті. Просто прагнете до того, щоб перший квадрант у вас залишався порожнім. Рано чи пізно настане час, коли у вас це вийде.
Основне ваше увага має бути зосереджена на справах квадранта 2. Якщо ваші довгострокові цілі чітко визначені і ви чітко бачите свій шлях для їх досягнення, то вам неважко буде розписати по кроках все підзадачі на цьому шляху. В цьому якраз полягає найбільший секрет успіху. Матриця ж допоможе вам зберігати потрібний напрямок, не відволікаючись на неважливі справи.
крок 4.
постійне
увагу на матрицю.
Так чи інакше всепроникна рутина здатна повністю заповнити собою життя будь-якої людини. Кепські справи виникають немов гриби після дощу.
Відео: Матриця Ейзенхауера, принцип Ейзенхауера
Хоча в нашому житті є і неминучі рутинні обов`язки. Ми повинні все це робити. Питання тільки в тому, щоб і вони у вас теж були в загальному списку справ і теж мали свої пріоритети.
Тому найкраще листок з матрицею Ейзенхауера постійно тримати перед собою. А протягом дня не забувайте поглядати на нього і перевіряти, чи ви зараз робите.
НІКОЛИ
не вистачає часу зробити все,
але ніколи не бракує часу
зробити найважливіші справи.
(Брайан Трейсі)
Таким чином, ця чудова матриця - відмінний інструмент, що полегшує попереднє планування і допомагає поточного контролювання. Але це ще не все. Даний інструмент стане вам ефективним помічником і при аналізі вашої діяльності.
Матриця може показати вам, скільки часу ви віддаєте важливих справ, а скільки непотрібним і безглуздим. Такий аналіз можна проводити в кінці кожного місяця або ж зробити його щотижневим. Самі визначте той термін, за яким ви можете об`єктивно оцінити результати своєї діяльності.
Так чи інакше, регулярний аналіз тих завдань, виконанням яких ви були зайняті протягом обраного періоду, сильно підвищує вашу ефективність. Перш за все, такий аналіз дозволяє поліпшити процес планування. А тим самим, позбавитися від авралів і прибрати зі свого життя хронічний цейтнот.
Хіба не до цього прагне будь зайнята людина ?! Нікому не подобається витрачати купу часу, сил і енергії на виконання якихось другорядних завдань. Які, до речі, ніколи не закінчуються. І вирішити які повністю ніхто не в силах.
крок 5.
НІ тому, що відволікає.
Є чудовий фільм з інтригуючою назвою "Завжди говори так". Коли він вийшов на екрани, то підняв по всьому світу величезний рух "Дака" людей.
В принципі, вести себе так потрібно і це є правильно. Треба постійно тримати свої очі відкритими, а вуха налаштованими, щоб побачити і почути все нові можливості. Ось їм-то і треба говорити ТАК. І говорити якомога голосніше.
А ось всього того, що відводити від сприятливих можливостей, що відволікає від досягнення мети, потрібно сміливо сказати НІ. Не секрет, що дуже часто таке коротке слово сказати не так вже й просто. Особливо, якщо вас просять про щось ваші родичі або друзі. Але цього теж треба вчитися. бо
Ви працюєте або на свої цілі,
або на цілі інших.
Проста істина. Так що Завжди слідкуйте за тим своє становище і майбутні перспективи. Конфлікти вам теж не потрібні. Але в багатьох випадках краще "перевести стрілки" - передоручити комусь те, що для вас не дуже важливе. На роботі передавайте справи підлеглим, а вдома можна запросити працівника, щоб той зробив щось рутинне.
Наступний важливий момент - дізнайтеся своїх "пожирачів часу", так би мовити, "в обличчя". Щоб всім їм сказати своє тверде НІ.
Від звички робити тривалі перекури, переглядати новини і соціальні мережі, може бути, відразу позбутися не вдасться. Але ж легко можна почати з введення деяких обмежень, наприклад, на початку обмежте час перегляду інформаційної стрічки. Або ж прийміть рішення, що ви приділите їй хвилинку тільки після того, як виконаєте певне завдання.
Час, що звільнився з успіхом ви можете витратити на щось більш важливе і потрібне для вас.
Запам`ятайте, що ні одна людина не може організувати свій час так, щоб встигнути переробити всі свої справи. НІХТО. Можна лише постаратися зробити якомога більше. І в цьому вам допоможе лише одне - грамотне планування. А робота над своєю ефективністю дасть результати лише після цього.
Найбільший секрет успішних людей в тому, що вони не хапаються за все. І не намагаються все зробити самі. Матриця Ейзенхауера - найдієвіший інструмент, який допомагає їм на практиці розібратися, що ж і як потрібно робити. Мільйони людей ось уже понад півстоліття використовують дану методику і підтверджують її ефективність.
