5 Стратегій управління часом
Багато фрілансери стикалися з ситуацією, коли часу на виконання проекту категорично не вистачає. І начебто все робиш правильно - сповнений сил, прокинувся з найкращими намірами, готовий гори звернути. Є список справ, все по розуму, пріоритети розставлені, попереду плідний робочий день. Однак до вечора стає ясно, що половина поставлених завдань далека від завершення. Що ж сталося? Ну да, було кілька перерв протягом дня - а як же без перерв? Також довелося поспілкуватися із замовниками і відповісти на кілька повідомлень. Пару раз довелося перерватися, щоб перекусити, це відняло якийсь час, але голодним працювати не варіант. З собакою погуляти довелося. На годиннику майже опівночі, пора спати і, отже, розпочаті справи переносяться на завтра. Знайоме?
Якщо знайоме і, що найнеприємніше, таке відбувається регулярно, значить потрібно визнати, що у вас проблеми з управлінням часом. Але не варто починати хвилюватися - проблема поширена і все ще можна виправити.
Ось 5 стратегій, які допоможуть ефективно управляти своїм часом.
ІНФОРМАЦІЙНА дієта
Далеко не кожен фрілансер може створити щось дійсно варте уваги, не звертаючись до джерел інформації. На дослідження і збір необхідної інформації йде багато часу і часто без цього ніяк не обійтися. При цьому багато фрілансери потрапляють в пастку, підсвідомо вважаючи, що збір інформації, розмови з клієнтом про проект, пошуки додаткових відомостей, які можна буде використовувати - це і є робота. У певному сенсі це так, але якщо пошуком даних і іншими другорядними справами підміняти робочий процес, то ні до чого хорошого це не призведе. Доведеться сісти на інформаційну дієту. Вона дуже проста і включає в себе три пункти:
1. Виділіть 30 хвилин на перегляд електронної пошти і відповіді на повідомлення
От і все. Бажано робити це з ранку, щоб протягом дня більше не відволікатися. Те ж саме стосується месенджерів та соціальних мереж, якщо замовники вважають за краще спілкуватися таким способом. Повідомте їм, що доступні на початку дня і вони (якщо це нормальні клієнти) перебудують свій графік. Якісь не дуже важливі завдання можна обговорити в обідню перерву або після роботи, якщо в цьому є необхідність.
2. Обмежте час перегляду веб-сторінок
Безумовно, фрілансеру ніяк не обійтися без додаткової інформації. Однак інтернет-серфінг затягує і виринути з інформаційної безодні буває дуже нелегко. Значить, доведеться ставити обмежувач. Це досить важко, так як деякі відомості потрібні прямо зараз, безпосередньо під час роботи. Повертатися до роботи потрібно відразу ж, як тільки все потрібне знайдено, але виникла спокуса переглянути ще кілька сайтів, щоб бути повністю «в темі». Навряд чи додаткова інформація так вже й важлива - вона тільки відволікає від роботи.
Наприклад, якщо фрілансер є дизайнером одягу, йому потрібно знати багато про тканини, з якими він буде працювати. Потрібні дані він може шукати протягом усього робочого дня, проте в якийсь момент потрібно припиняти пошуки. Якщо інформації достатньо, то потрібно припиняти дослідження і зосередитися на завершенні проекту.
3. Вимкніть телефон під час роботи
Дуже часто родичі і друзі, погано розуміють, чим займається фрілансер. Їм здається, що він сидить вдома за комп`ютером - а це в їх розумінні не робота. Отже, вони вважають, що можна дзвонити в будь-який час - все одно людина «нічим не зайнятий». Так не піде. Потрібно максимально коректно пояснити своїм близьким, що ви дійсно зайняті і попросити дзвонити тільки в певний час, наприклад, в обідню перерву. Якщо ви не будете відповідати на їхні дзвінки, вони будуть знати, що все в порядку, просто людина працює.
Якщо стає ясно, що продуктивність падає через непомірного інформаційного апетиту, то сувора інфодіета обов`язково допоможе!
СТАНЬТЕ спринтер
Люди, які вміють повністю зосередитися на роботі, бувають дуже продуктивними. Вони повністю занурюються в робочий процес і працюють набагато швидше, ніж ті їхні колеги, які постійно відволікаються на дрібниці. Однак неможливо бути зосередженим протягом довгого часу - це важко. Отже, потрібно зупинитися і трохи відпочити.
Такі фрілансери подібні спринтерам - їхнє завдання полягає в тому, щоб викластися по повній за короткий час, потім «віддихатися» і знову почати працювати. Фрілансер-спринтер працює 25-30 хвилин, протягом яких він ні на що не відволікається, а потім робить невелику перерву, щоб привести думки в порядок і набратися сил для наступного ривка. Багатьом спочатку такий стиль роботи здасться важким і незручним, але з часом дискомфорт зникне, а продуктивність істотно зросте.
Ці сплески активності повинні відбуватися за відсутності відволікаючих чинників - не можна розмовляти, відповідати на телефонні дзвінки або повідомлення в скайпі, їсти або пити. На перших порах можна працювати з таймером, щоб сформувати стійку звичку. Робота «короткими перебіжками» настільки ефективна, що багато хто буде вражені, як багато їм вдалося зробити протягом робочого дня.
НАВЧІТЬСЯ ГОВОРИТИ «НІ»
Як вже зазначалося вище, багато людей не вважають роботу фрілансера серйозною справою. І вважають, що до нього можна звернутися в будь-який час. І починається - дзвонить приятель, просить допомогти вирішити якусь проблему. Батьки просять сходити в магазин. Дружина не може забрати дитину зі школи і вимагає, щоб це зробили ви.
А що було б, якби фрілансер працював в офісі? Нікому і в голову не прийшло відволікати зайнятої людини - адже всім зрозуміло, що робота це святе, а за відлучки протягом дня його і звільнити можуть.
Багато фрілансери прагнуть зберігати хороші відносини зі своїми близькими і бояться відповісти відмовою на прохання, навіть якщо це може почекати. Важливо пам`ятати, репутація хорошої людини часто заважає стати успішним фрілансером.
Не можна дозволяти друзям і близьким сідати собі на голову - якщо вони зрозуміють, що вас можна відривати від роботи, то це буде відбуватися постійно. І кожен перерву буде знижувати продуктивність - адже доведеться витратити якийсь час на нове занурення в роботу. Говорити «ні» шалено важко, але робота є робота і це повинні ясно розуміти інші люди.
ВИКОРИСТОВУВАТИ TO-DO СПИСКИ
Будь-яка робота має початок і кінець, тому потрібно вчасно «закривати офіс». Так, фрілансери не обмежені строгим графіком і можуть планувати робочий день так, як їм хочеться. Деякі вважають за краще працювати з ранку, іншим краще працюється у вечірні години. Як би там не було, потрібно знати, коли саме закінчувати роботу.
Контролювати свій час дуже допомагає To-Do списки, в яких зазначено, скільки часу відводиться на ту чи іншу роботу. Природно, там вказано, коли потрібно зупинитися і зайнятися особистими справами. При роботі зі списком справ потрібно обов`язково відвести 20-30 хвилин в самому кінці, щоб переглянути, чи все було зроблено так, як задумано і скласти новий список на наступний день.
При цьому список гравців, які складають з розумом - не просто записувати всі справи, які потрібно зробити, а розставляти завдання в пріоритетному порядку. Важливі справи мають найвищий пріоритет, тому їх потрібно поміщати в верхню частину списку. Другорядні завдання, відповідно, розмістяться внизу і якщо до них так і не вдалося дістатися, то нічого страшного не станеться - просто їх треба внести в список справ на завтра.
Ключовий момент у роботі зі списком справ полягає в тому, що ні в якому разі не можна переходити до пункту №2, якщо був не завершений пункт №1. Яким би важким або неприємним не була справа, пріоритет важливіше.
КЛІЄНТИ - ЦЕ НЕ НАЧАЛЬНИКИ
Однією з причин, за якими людина вирушає у вільне плавання, є небажання працювати під керівництвом начальника. Фрілансера влаштовує, що він сам собі бос - інакше навіщо йому залишати затишний офіс і стабільну зарплату?
Але нерідко зустрічаються такі замовники, які вважають, що раз вони платять працівникові гроші, то мають право диктувати, як йому працювати. Вони наполягають, щоб фрілансер завжди був на зв`язку в зручний для них час, дозволяють собі відволікати людину від роботи і всіляко заважають.
Це недопустимо. Якщо дозволити замовнику такий стиль роботи, то закінчиться все дуже сумно - стресом і різким зниженням продуктивності. Тому, якщо є підозра, що перед вами «клієнт-начальник», краще ще до початку роботи домовитися про те, як піде робота. Потрібно відразу домовитися, коли клієнт може звернутися до фрілансера, а коли ні, встановити годинник для дзвінків і обміну повідомленнями та домовитися про терміни завершення роботи над проектом. Тільки так можна контролювати свій графік і уникнути перерв, відволікаючих від роботи.
ВИСНОВОК
Навички управління часом необхідні кожному фрілансеру, якщо, звичайно, він хоче стати успішним. Час - це найцінніший ресурс, який можна витрачати на дрібниці. Головне - перетворити час з ворога в союзника і це відразу позначиться на вашій продуктивності.
