15 Способів знайти час для важливих справ
Відео: Як швидко схуднути і назавжди стати струнким - 3 єдиних способу скинути зайву вагу
Багато фрілансери скаржаться на брак часу. Вони працюють, як їм здається, з усіх сил, часто переробляють, але все одно не встигають зробити всі справи. Все це в результаті призводить до дуже сумних наслідків: зірваним термінів здачі робіт, невдоволення замовників і страшного стресу. «Мене немає часу» - звучить дуже вагомо. Однак, якщо вдуматися, це зовсім не вагомий аргумент, а справжнісінька відмазка, яка ні в якому разі не повинна викликати співчуття. У всіх в добі 24 години, але деякі встигають зробити все і навіть більше, а хтось до вечора добирається лише до середини To-Do списку. Дехто примудряється знаходити час для стратегічного планування, в той час як інші метушаться весь день, займаючись гасінням локальних «пожеж». Як зробити так, щоб часу вистачало на все? Управління часом може стати конкурентною перевагою для будь-якого фрілансера і тут не потрібні якісь застосуванні якихось складних методик - досить лише дисципліни і здорового глузду. Є 15 простих способів назавжди перестати вимовляти фразу «У мене немає часу».
Пропускайте все наради, які можливо
Багато фрілансери стикалися з дуже допитливими замовниками, які постійно втручаються в творчий процес. Ну як там у нас справи, питає замовник і доводиться витрачати дорогоцінний час на пояснення того, що вже зроблено і над чим йде робота. І добре, якщо клієнт проявляється пару раз в день. Іноді буває набагато гірше. Єдиний спосіб в цій ситуації - домовитися про час обговорення проекту. Нарада можна проводити перед початком роботи або після її закінчення, вранці або ввечері, неважливо, але для таких розмов має бути виділено час. Інакше продуктивно працювати не вийде.
Якщо фрілансер працює в команді, йому теж доводиться нелегко. Групові зустрічі, при всій їх об`єктивної корисності для всього проекту в цілому, можуть обернутися справжньою катастрофою для самого фрілансера. Особливо, якщо всі ці мітинги і Брейнсторм проходять протягом усього дня. Такі зустрічі є справжніми пожирачами часу, вони часто бувають марними, так як далеко не всі члени команди беруть участь в обговоренні. Навіщо, питається, брати участь в нараді копірайтер або кодеру, якщо обговорюється дизайн і основний порядок денний це колір кнопок і розмір картинок? Щоб не страждати від нестачі часу, краще проводити локальні зустрічі, на яких будуть обговорюватися дійсно важливі питання.
Працюйте в навушниках
Фрілансер працює вдома, в поодинці, але це зовсім не означає, що у нього менше відволікаючих чинників, ніж у його офісних колег. Все абсолютно навпаки. При відсутності жорсткого контролю з боку начальства і деяких колег багато розслабляються і не дуже стежать за робочим процесом. Для продуктивної роботи дуже важливо бути повністю зосередженим на вирішенні поставленого завдання і не відволікатися на дрібниці. Є дуже простий лайфхак, який допомагає не звертати уваги на те, що не має відношення до роботи - робота в шумоподавляющіе навушниках. При цьому зовсім не обов`язково слухати музику, можна поставити який-небудь білий шум на кшталт плескоту хвиль або шелесту листя. Спосіб простий, але дуже дієвий.
Робота в тихий час
Якщо у фрілансера немає власного робочого кабінету, то йому доведеться непросто, особливо, якщо у нього є діти. Члени сім`ї потребують уваги і мало хто зможе протистояти цьому тиску. Однак вихід є: можна працювати в ті години, коли ніхто не відволікає. Фріланс передбачає гнучкий графік, тому ця перевага потрібно використовувати по максимуму. Тихе час можна знайти завжди і саме на ці години потрібно планувати виконання найважливіших справ. Ранній ранок або пізній вечір чудово підійдуть - можна спокійно попрацювати на самоті, ні на що не відволікаючись.
Відмова від багатозадачності
У багатьох фрілансерів в голові засів абсолютно неправильний штамп - їм здається, що якщо вони будуть працювати в багатозадачному режимі, вони стануть більш продуктивними. Це помилка. Насправді вони стануть працювати більше і інтенсивніше, але при цьому ККД сильно впаде. Будь-яке перемикання з завдання на завдання вимагає короткочасної концентрації, в результаті чого збивається фокус і стає важко розставити пріоритети. Щоб встигати зробити всі заплановані справи, потрібно відмовитися від багатозадачності. Соціальні мережі, електронна пошта і дрібні завдання можуть почекати, поки дизайнер працює над поставленим завданням. Саме в цей час відбувається рух вперед і чим менше паралельних робочих процесів виконує фрілансер, тим краще.
Робота з e-mail
Спілкування по електронній пошті і обмін миттєвими повідомленнями можуть істотно сповільнити роботу фрілансера. При відсутності залізної дисципліни це може стати реальною проблемою. Якщо хочеться встигати все вчасно і забути фразу «У мене немає часу», доведеться діяти жорстко. А саме: не відповідати на листи протягом робочого дня і змінити статус в месенджерах на «зайнятий». Дуже рідко буває, що повідомлення виявляється настільки терміновим або важливим, щоб на нього потрібно було відповісти негайно. Тому досить перевіряти канали зв`язку тричі на день - вранці вдень і ввечері. В результаті з`ясується, що на все про все йде зовсім небагато часу - від кількох хвилин до півгодини, що не може не радувати.
Угруповання повторюваних завдань
В роботі фул-тайм фрілансера багато рутини. Це листування з замовниками, спілкування з колегами, моніторинг проектів на біржах і багато іншого. Такі завдання потрібно групувати і виділяти для них час. Все має бути підпорядковано одній меті - звільнити час для виконання найважливіших справ. У кожної людини є період часу протягом дня, коли він найбільш продуктивний. Ні в якому разі не можна в цей час займатися всякою нісенітницею, що пожирає час, якого і так мало. Все що повторюються день у день завдання можна згрупувати і виконувати їх після того, як буде закінчена основна робота. Найчастіше пріоритет таких завдань дуже низький, тому краще планувати їх виконання на кінець робочого дня, коли з`явилася втома і креатив на нулі, але сили ще є, щоб відповісти на повідомлення та зробити пару н занадто важливих справ.
Робота над великими завданнями
Дуже часто причина зриву термінів роботи полягає в невмінні фрілансера працювати з великими завданнями. Якщо проект великий і довгостроковий, обсяг запланованих робіт часто виглядає дуже лякаюче. Тут в справу вступають когнітивні чинники - завдання здається настільки важкою, що до неї дуже важко підступитися. Дійсно, чим більше завдання, тим важче знайти час, щоб її вирішити. Але не варто переживати так сильно - якщо розбити проект на невеликі етапи, працювати стане набагато легше. При цьому можна використовувати навіть самі нетривалі проміжки часу: якщо раптом в розкладі з`явилося вікно, то краще цей час присвятити роботі над великим завданням.
лімітування часу
Відповідно до першого закону Паркінсона, робота займає весь час, відпущений на її виконання. Дизайнер може тиждень битися над проектом, прагнучи до досконалості - а все через те, що він запланував сім днів на виконання цього завдання. Однак він зробить той же обсяг робіт, якщо виявить, що до дедлайну залишилося всього кілька годин. Щоб не витрачати час даремно, потрібно встановити ліміти. При наявності деякого досвіду досить легко поставити обмежувачі на виконання того чи іншого завдання. Якщо фрілансер знає, що у нього є дві години на роботу над самою пріоритетним завданням, він буде працювати більш ефективно. При цьому в тій же ситуації досить збільшити ліміт - і продуктивність негайно впаде.
Відмова від перфекціонізму
Всі завдання можна умовно розділити на три групи: дуже важливі, важливі і неважливі. Природно, пріоритет повинен віддаватися самим важливих справ. А ось на завдання з третьої групи час потрібно витрачати по мінімуму. І тим більше не прагнути до досконалості при їх виконанні. Найкраще зробити їх якомога швидше і звільнити собі шлях для подальшого просування. Дуже часто фрілансери витрачають дорогоцінний час на шліфування якихось абсолютно незначних деталей, на які замовник і уваги не зверне. В результаті страждає весь проект, так як рішення головної проблеми істотно сповільнюється.
Правильна оцінка неважливих справ
Як тільки фрілансер перестане дивитися на свою роботу через призму перфекціонізму, він виявить дивовижну річ: неважливі справи можна зробити дуже швидко. І не має значення, скільки пунктів в списку справ займають дрібні завдання - якщо підійти до роботи правильно, на рішення дріб`язкових проблем піде зовсім небагато часу. Багато фрілансери дуже часто роблять помилку, переоцінюючи важливість несуттєвих речей. В результаті час витрачається даремно, особливо, якщо фрілансер прагне працювати за графіком. Графік цілком може бути неправильним і, якщо час витрачається його обов`язково потрібно переглянути. Як наслідок, з`явиться вільний час, який можна інвестувати в рішення важливих проблем.
Відео: Як знайти час для важливих справ
Робота з календарем
Розумний фрілансер завжди будує довгострокові плани. Такий підхід дозволяє більш впевнено дивитися в майбутнє і уникнути тривалих періодів простою. Як і будь-який бізнес, фріланс непередбачуваний, але якщо мати працюючу стратегію, багатьох проблем можна уникнути. Будь великий план має на увазі правильне використання календаря. Ключове слово тут «правильне», так як багато фрілансери вписують в календар тільки такі справи, які блокують роботу. Це може бути що завгодно: ділові зустрічі, онлайн-наради, похід в поліклініку або по магазинах. Насправді потрібно планувати все, включаючи свою роботу і, що найголовніше, зустрічі та інші подібні справи не повинні мати більш високий пріоритет, ніж основна проблема.
Уміння говорити «ні»
Дуже часто фрілансери скаржаться на брак часу з тієї простої причини, що вони не можуть сказати «ні». Їм важко відповісти відмовою на прохання замовника внести додаткові правки. Важко відмовитися допомогти несподівано з`явився клієнту, що звернувся з дріб`язковим завданням. Загалом, важко відмовитися від непотрібної роботи. Як результат - немає часу на важливі справи. Це вкрай неправильний підхід. Обов`язково потрібно навчитися говорити «ні», якщо стає ясно, що робота не варто часу, яке буде на неї витрачено. Хороші відносини з замовником дуже важливі, але від співпраці повинні вигравати обидва боки, так що часом доводиться бути жорстким. У довгостроковій перспективі така стратегія завжди більш вигідна.
Відео: Як ВСЕ ВСТИГНУТИ? | ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ для господинь
Уміння говорити «так»
Нерідко буває, що відмовити клієнту не те щоб неможливо, але дуже важко. Якщо є почуття, що відмова призведе до конфлікту, то краще сказати «так», але застереженнями. Тому що при роботі під тиском завжди бувають наслідки. Якщо клієнт висуває все нові і нові вимоги, з ними цілком можна погодитися, але при цьому висунути свої умови. Клієнт хоче ще три варіанти дизайну? Або пограти шрифтами? Так, звичайно, але це буде коштувати додаткових грошей. Будь-яка праця має бути оплачена, так? Так!
делегування
Якщо фрілансер відчуває катастрофічну нестачу часу, то це не завжди означає, що він тюхтій і ледар. Іноді роботи буває настільки багато, що її просто не можна виконати у встановлені терміни. У такі моменти найкраще віддати частину завдань на аутсорс, тобто залучити до роботи інших фрілансерів. Не варто занадто скупитися, так як завжди краще заробити трохи менше, ніж прострочити дедлайн. Делегування не знімає відповідальності з фрілансера, доля проекту все так само залежить від нього, але зате у нього з`являється більше часу для вирішення важливих завдань.
Відео: П`ять секретів справжнього чоловіка - фільм Спільної Справи
Автоматизація робочих процесів
Автоматизація процесів разом з угрупованням завдань може творити чудеса. Завжди, коли є така можливість, потрібно прагнути спрощувати свою роботу. Якщо раптом виявляється, що доводиться кілька разів робити одне і те ж - це привід задуматися над тим, як можна автоматизувати процес. Сьогодні це досить легко: в інтернеті можна знайти безліч інструментів, які дозволяють позбутися від рутини. Не використовувати їх - значить витратити час даремно.
