3 Стратегії для запобігання розповзання меж проекту
Відео: Козаки 3 - Тактика з найманцями
Якщо ви фрілансер, то, ймовірно, таке явище, як розповзання меж проекту вам знайоме.
Зазвичай це відбувається, коли в проект вводяться зміни технічних вимог, але при цьому на збільшення бюджету або графіка це зовсім не поширюється. Частенько подібні зміни з`являються як щось дрібне і не настільки витратний, але якщо втратити контроль, то, в кінцевому тозі, це може стати реальною проблемою.
У гіршому випадку, розростання кордонів може вийти за рамки єдиного проекту і вплинути на всю роботу в цілому. Через це у вас можуть затриматися терміни виконання завдань, які стоять в черзі, а крім того розповзання проекту негативно вплине на вашу продуктивність, в результаті чого це позначиться прибутковості вашого бізнесу.
На щастя, ви не зобов`язані терпіти подібне і вже тим більше дозволяти клієнту розширювати межі з боязні втратити гроші. За допомогою правильних стратегій, ви зможете управляти і повністю уникнути розповзання меж проекту при роботі з клієнтами.
Що викликає розповзання меж проекту?
Перш ніж ми перейдемо до стратегій, які ви можете використовувати, щоб запобігти роздуття проекту, важливо вивчити і зрозуміти фактори, які роблять ваш проект вразливим. У той час як існує безліч причин, через які масштаб проекту може вирости, ми хочемо позначити кілька найбільш поширених:
- Нерозуміння вимог проекту - це, мабуть, найбільш часто згадувана причина розширення меж проекту, і може виходити як від самого фрілансера, так і від клієнта. Якщо специфіка проекту не обговорена, узгоджена або неправильно зрозуміла перед початком роботи, більш ніж ймовірно, що одна зі сторін в кінцевому підсумку втратить важливі моменти, які повинні були бути враховані.
- Чи не визначено процес зворотного зв`язку. Якщо ви чітко не визначили на початковому етапі яким чином буде відбуватися зворотний зв`язок, то ви ризикуєте потрапити в неприємну ситуацію, коли запити про зміни будуть надходити до вас величезними пачками на різних етапах проекту. Гірше може бути тільки відсутність зворотного зв`язку в поєднанні з погано визначеними вимогами проекту.
- Фокусування уваги на негайній задоволеності клієнта. Коли ви починаєте працювати з новим клієнтом, дуже часто ваші зусилля спрямовані на зміцнення відносин будь-якими необхідними засобами. Часом це призводить до того, що ви приймаєте додаткові запити від клієнта. Коли ви занадто зосереджені на негайній сатисфакції замовника, хтось в результаті залишиться незадоволеним - або клієнт отримає неякісний продукт, або ви знизите свій дохід.
- Золоте покриття - це коли дизайнер або розробник продовжує працювати і налаштовувати проект до моменту, коли додані зміни не виправдовують первісну вартість. Ці додаткові функції, як правило, не були запитані клієнтом, але будуть зроблені в спробі вийти за межі своїх можливостей. Загалом, «золоте покриття» в підсумку приносить більше шкоди, ніж користі, оскільки призводить до зростання витрат без чіткої вигоди.
- Неконтрольовані зовнішні чинники. Подивимося правді в очі, існує безліч інших факторів, що знаходяться поза вашим контролем, які можуть вплинути на проект. Вони можуть включати в себе економічні зміни на ринку, впровадження нових технологій, зміни в бізнес-стратегії, і навіть особисті проблеми. Хоча ви не можете запобігти цьому, важливо передбачити подібне і підготуватися заздалегідь.
Тепер, коли у вас є ідея, що може викликати розповзання меж проекту, розглянемо деякі стратегії, які ви можете використовувати, щоб запобігти цьому.
1. Повна та завершена оцінка обсягу робіт
Для того щоб управляти масштабами проекту, ви і ваш клієнт повинні мати реалістичне розуміння роботи, необхідної для успішного виконання завдання. Хоча це легко зробити, грунтуючись на колишньому досвіді, ви все ж повинні сісти з вашим клієнтом і пройтися по всіх аспектах проекту, щоб захистити себе від проблем в майбутньому.
Ця оцінка починається з початкового брифінгу. Головна мета - це збір інформації про вимоги до проекту, яка може бути використана, щоб зробити більш обгрунтовані рішення стосовно того, як розподіляти ресурси, час і витрати, з метою поліпшення робочого процесу. Ви повинні задавати питання про цілі проекту, термінів виконання та потреби, а потім узагальнити все це в загальний бриф.
Спробуйте захопити якомога більше деталей, наскільки можливо. Ця інформація допоможе вам визначити, які функції необхідно включити в свій веб-дизайн, а які - ні.
Після заповнення брифу, ви повинні проконсультуватися з вашою командою про те, скільки часу буде потрібно для виконання певних завдань. Запропонуйте їм поділитися своїми ідеями і вибрати найкращі варіанти перш, ніж обговорювати концепцію з вашим клієнтом.
Подібна ретельна оцінка буде гарантувати, що ви не встановите нереальні терміни або бюджети для конкретних завдань, особливо з огляду на існуючі робочі навантаження. Цей процес вимагає часу, але зате ви будете знати, що ваші зусилля фінансово покриті.
2. Позначте приблизний обсяг робіт в договорі
Відео: Козаки 3 - оборонна фортеця
Після того як ви завершили оцінку роботи, необхідно все це позначити в письмовій формі в контракті. Найпоширеніший спосіб - включення цієї інформації в ТЗ.
Позначте кордону кожної деталі проекту, узгоджених попередньо з усією командою і клієнтом. Це, як правило, включає в себе всі компоненти проекту і їх відповідні етапи реалізації, ціни і остаточні терміни. Крім того важливо описати все це в контракті за допомогою простих і однозначних формулювань, щоб уникнути будь-яких непорозумінь.
У вашому ТЗ потрібно чітко прописати, що будь-яка робота за межами первинних обсягів буде розглядатися як додаткова і підлягає збільшенню вартості. Включення в контракт цього пункти допоможе Вам уникнути непотрібних конфліктів з вашим клієнтом, якщо ви вирішите розширити сферу роботи.
Витратьте час на те, щоб пройтися по всіх пунктах договору і переконатися, що вони відповідають зразковим обсягами. Це захистить вас від розповзання меж проекту.
3. Визначте процес перевірки з клієнтом
Етап перевірки є найбільш поширеним моментом, коли масштаби проекту можуть вирости. Ви можете почути такі фрази, як: «Не може бути більш прийнятним, якби ми додали цю додаткову функцію?» Або «Мені не подобається це, давайте змінимо трохи концепцію». Цей процес може повторюватися знову і знову, поки проект за вартістю не перейде за рамки первісної оцінки.
Деякі з цих доповнень можуть здатися незначними і н, але розмір і вартість проекту буде рости як снігова куля, якщо ви дозволите вашому клієнтові вносити зміни щоразу, коли йому щось не подобається.
При визначенні структури робочого процесу, ми рекомендуємо дотримуватися простоти і сфокусуватися на наступних моментах:
- Загальна кількість допустимих правок.
- Період, за який провокує повинні бути зроблені.
- Період, за який повинна бути зроблена перевірка (наприклад, три дні).
Навіть процес перевірки повинен бути чітко визначений, щоб не виходити за рамки бюджету і термінів. Клієнт повинен розуміти, що перевірка призначена для виявлення проблем і поліпшення кінцевого продукту, а не для того, щоб повністю міняти концепцію. Він повинен розуміти, що будь-які додаткові функції і зміни, додані в обсяг робіт, вплинуть на термін здачі проекту і його вартість.
висновки
Як би ви не старалися, вам навряд чи вдасться контролювати цей процес, але за допомогою правильних стратегій ви зможете уникнути багатьох проблем. Але головне, ви будете впевнені, що навіть якщо масштаби проекту збільшаться, то ваші зусилля будуть оплачені.
