Матриця ейзенхауера в щоденному плануванні
У кожен квадрант із загального списку справ вносяться лише ті справи, що відповідають критеріям даного квадранта.
опис квадрантів
матриці Ейзенхауера
Щоб зрозуміти, як же потрібно працювати з матрицею Ейзенхауера, перш за все, потрібно розібратися з її квадрантами - що ж туди вносити. Як я вже говорила, ми розглядаємо лише ті справи, які ви плануєте виконати протягом дня або якогось невеликого періоду.
Квадрант 1.
Термінові і важливі справи.
Найбільший і головний секрет матриці Ейзенхауера в тому, що перший квадрант повинен завжди залишатися порожнім. Тільки в цьому випадку можна сказати, що людина вміє ефективно розподіляти свій час і вміє добре планувати.
Відео: Матриця Ейзенхауера. Як розставляти пріоритети за допомогою матриці Ейзенхауера
Якщо ж є справи, які потрібно вписати в перший квадрант, то це означає, що в житті людини присутні аврали. Він не вміє правильно планувати і звик відкладати все до останнього моменту. Він береться за справу лише тоді, коли ось-ось закінчуються всі терміни.
Тому, якщо ви прагнете бути ефективним, то, перш за все, вам слід знайти всі ті причини, що заважають вашій продуктивній роботі. Можу вас засмутити, що таких причин може бути безліч, починаючи від невміння планувати і закінчуючи прокрастинація.
Природно, всі ці перешкоди повинні бути прибрані в першу чергу. Інакше взагалі не варто говорити про ефективність.
Все ж іноді можуть виникнути якісь непередбачені справи, які потрібно внести в перший квадрант. Але будьте обережні. Пам`ятайте, що для вибору цих справ є два основних критерії:
- Невиконання справи загрожує відкинути назад в досягненні мети.
- Невиконання справи може спричинити за собою неприємності - погіршення здоров`я (при зубному болю), грошовий штраф (при несплаті кредиту), затоплення (при протіканні труби) і т.п.
Звичайно, найкраще про це думати заздалегідь і взагалі не допускати подібних ситуацій. Завжди набагато легше запобігти можливим неприємностям, ніж ліквідувати наслідки. Обмірковуйте і робіть все вчасно. Ну, а якщо справи з цього квадранта не потребують вашої безпосередньої участі, то їх взагалі варто комусь делегувати.
Квадрант 2.
Важливі і не дуже термінові справи.
Ейзенхауер вважав роботу зі справами даного квадранта найважливішою. Якщо людина вчасно поміщає сюди задачу і послідовно її виконує, то даній справі він може присвятити стільки часу, скільки вона вимагає.
Причому, він може працювати без поспіху, суєти і не страждати потім від різних згубних наслідків. Так, профілактичний огляд у зубного захистить від несподіваної зубного болю, а своєчасна робота над звітом позбавить від нічних переробок.
У цю групу завдань обов`язково треба вносити справи, що спрямовані на досягнення своїх цілей.
Відео: Матриця Ейзенхауера в плануванні, принцип Дуайта Девіда
Якраз на ці справи потрібно зосереджувати максимальну увагу і саме сюди треба докладати всі свої сили. Бо цілеспрямоване і методичне виконання справ даного квадранта гарантує велику віддачу в майбутньому.
У список справ другого квадранта обов`язково треба включити завдання з особистісного росту, саморозвитку, турботі про своє здоров`я. Адже все це становить фундамент будь-якого успіху. Сюди ж повинні входити завдання з аналізу своїх дій, а також розробка нових планів і аналіз нових можливостей і перспектив.
Відсутність тягаря терміновості дозволяє вам виконувати поставлені завдання максимально якісно. Але не забувайте, що за термінами все ж треба стежити. І несвоєчасне виконання цих завдань може перевести їх в перший квадрант. А ось такого результату треба остерігатися.
Квадрант 3.
Термінові і неважливі справи.
В цей квадрант поміщають справи, що заважають ефективно працювати, тому що вимагають до себе термінової уваги. Треба бути особливо уважним до таких справ. Часто їх плутають із завданнями першого квадранта. Але не всі термінове є важливим. основний критерій для розрізнення термінового і важливого - наближає дана справа вас до мети чи ні. У третій квадрант входять завдання, що ніяк не пов`язані з вашою метою.
Тому завжди треба чітко формувати свої цілі, пам`ятати про них і бути сфокусованим на них. Найпростіше - завжди мати їх опис перед очима.
У третій квадрант потрапляють багато побутових справи, наприклад, ремонт взуття в кінці сезону, допомога сусідові в перевезенні меблів, неважливі телефонні дзвінки. Тут можуть з`явитися і незаплановані раніше справи, типу якась термінова зустріч. А ось ремонт комп`ютера, наприклад, може бути і важливим (якщо ви працюєте на ньому або ведете блог), і неважливим (якщо ви використовуєте його лише для ігор).
Так що, не варто плутати важливість і терміновість. Чомусь більшість людей автоматично починають вважати термінові справи важливими. В результаті в їх житті виникає напруженість і цейтнот, а їх день наповнюється метушнею.
Метушня завжди видаляє від мети. Основоположник менеджменту, Фредерік Тейлор, який свого часу говорив, що організацію справ можна вважати хорошою, якщо все робиться не поспішаючи і без метушні.
Відео: Секрети планування або матриця Ейзенхауера від Ольги Деміденковой
Як правило, справи третього квадранта всього лише відволікають від того, на що ви націлені і що реально вам потрібно. вони просто з`їдають час. Тому найкраще постаратися не розсіювати увагу на такі справи. Зрозуміти ж, важливу справу чи ні, досить просто - всього лише запитайте себе "Що станеться, якщо я цього не зроблю?".
Квадрант 4.
Кепські і нетермінові справи.
Сюди потрапляють все те, що ми робимо майже кожен день, але це ніяк не пов`язано з нашою роботою: перегляд телевізора, порожні телефонні розмови, комп`ютерні ігри, відвідування форумів, соціальних мереж і т.д. Це зазвичай приємні справи, але зовсім не обов`язкові.
Ці справи Ейзенхауер назвав справжніми "пожирателями часу", Що знижують продуктивність дня.
Невже комусь не шкода витратити 203 години на перегляд серіалу? А адже це більше тижня нашого життя. І цей час можна було б використовувати більш продуктивно.
Такі справи можна просто не робити, або ж робити лише тоді, коли у вас залишається вільний час. У загальній черзі ваших справ вони повинні стояти в самому кінці. І ще не забувайте жорстко лімітувати час, які ви виділяєте на такі справи.
Дехто може сказати, що подібні заняття допомагають йому відпочивати. Але це складно назвати повноцінним відпочинком. Такі заняття не просто даремні, вони - шкідливі. Краще відпочивати якісно.
Так що знайдіть свої пожирачі часу і встановіть над ними жорсткий контроль.
До речі, багато рутинні справи з квадранта ІV можна і потрібно делегувати. В будь-якій сім`ї можна розподілити обов`язки, щоб не перенапружувати себе і все робити спокійно.
На цьому ми поки перервемо наше розгляд матриці Ейзенхауера. Я пропоную вам добре обміркувати дану інформацію, спробувати нею скористатися, щоб розбити свої справи за даними категоріям. А в другій частині статті ми вже познайомимося більш детально з тим, як же треба працювати з цією матрицею.
