5 "Лайфхак" для списку справ, щоб встигати робити більше
Існує величезна різниця між поняттями бути зайнятим і бути продуктивним. Будучи зайнятим, ви просто тупцюєте на місці, витрачаючи багато енергії, але в результаті не отримуєте потрібний результат, а то і зовсім нічого не маєте наміру звертатися.
Досить легко загрузнути в дрібницях в сучасній роботі. Існує багато систем, між якими ми повинні переміщатися - запис часу роботи, відстеження помилок, бухгалтерський облік, електронна пошта і списки справ. На жаль, програмне забезпечення не робить вас продуктивним. Воно може тільки контролювати вашу роботу, хоча іноді це стимулює ефективність.
Продуктивність починається з вас! Ви повинні вирішити діяти - завершити завдання і оцінити свій наступний крок. Є безліч програм для керування завданнями, але навіть вони не допоможуть, якщо ви самі не можете організувати свої списки справ правильно.
Ось кілька корисних порад, як робити більше і бути більш продуктивним.
# 1 розбити задачу на шматки
Відео: Як все встигати: 3 секрету тайм-менеджменту - Все буде добре. Випуск 1014 від 09.05.17
Деякі завдання є величезними за своїми розмірами і тому повинні бути розбиті на більш дрібні частини. Наприклад, до таких справ належать усі завдання, на виконання яких у вас піде більше двох годин - їх необхідно розділити на більш дрібні. В іншому випадку, ваша здатність точно оцінити, скільки часу піде на це завдання, буде заниженою.
Наприклад, в плані є таке завдання, як «Завершити бюджет на 2016 рік». Коли ви вирішуєте активно попрацювати над цим завданням, то для початку вам необхідно порахувати всі кроки, які потрібно зробити для її завершення.
- Дістати фінанси 2014 і 2015 року.
- Розглянути фінанси 2014 року.
- Розглянути фінанси 2015 року.
- Підготувати бюджет на 2016 рік.
- Відшліфувати і переглянути бюджет на 2016 рік.
Дроблення великого завдання на більш дрібні допоможе вам спланувати речі, які пов`язані з нею. Деякі з них здаються простими до тих пір, поки ви не задумаєтеся про попередні завдання, які насправді потрібно виконати. Дуже легко забути про такі речі як дослідження, аналіз і перегляд. Більшість людей вважають тільки час, витрачений в фотошопі, електронної таблиці або текстовому редакторі, не враховуючи при цьому інші складові роботи.
Відео: 5 Лайфхак ЕКОНОМІЇ ГРОШЕЙ [ФІНАНСОВА ГРАМОТНІСТЬ]
Перш ніж з головою пірнути в наступну задачу або проект, візьміть перерву і детально все обміркуйте. Добре спланований і докладний список допоможе вам створити реалістичний графік, якого ви можете дійсно дотримуватися.
Розбийте завдання на настільки малі частини, наскільки це розумно, і думайте цілісно, перш ніж встановити крайні терміни. Вибір реалістичних термінів вбереже вас від стресу, а їх послідовне дотримання по праву оцінять клієнти.
# 2 РІШЕННЯ: РОБИТИ, делегованих, ВІДКЛАСТИ АБО ВИДАЛИТИ
Як часто ми починаємо робити певні речі, не розібравшись в послідовності і потреби наших дій? Але ж якщо прораховувати більш ретельно свої кроки, можна значно скоротити обсяг майбутньої роботи. Навіть якщо завдання виявилося в вашому списку справ, це зовсім не означає, що ви повинні поспішати її виконувати. Замість цього знайдіть хвилинку, щоб оцінити завдання:
- Може бути, варто делегувати її іншого фахівця?
- Чи здатні ви завершити її вчасно?
- Чи додасть це завдання цінність проекту?
Час безцінне, і не варто його витрачати на завдання, в яких ви не впевнені. Якщо завдання вам здається марною, неясною або невигідною, ймовірно її можна відкласти. У деяких випадках, завдання необхідно відкласти, тому як потрібно спільна перевірка з іншим фахівцем або клієнтом.
Видалення завдань - це, мабуть, один найкращих способів прибрати непотрібне з вашого списку. Що може бути приємніше скорочення списку справ? Знову ж необхідно пам`ятати: коли завдання є особистою, то її можна просто видалити зі списку, але якщо ви працюєте в загальній системі, то вам доведеться позначити її як виконану, а потім залишити примітка, чому ви вважаєте завдання непотрібної. Таке примітка необхідно для того, щоб в подальшому завдання знову не повернулася до вас для виконання.
# 3 ділите ЗАВДАННЯ НА Груп
Не всі завдання є рівними. Деякі з них вимагають серйозних роздумів, інші - натхнення, а для вирішення третє вам знадобиться повна тиша і складання складних таблиць.
Щоб завдання було легше вирішувати, знайдіть їх спільність і згрупуйте за певними характерними рисами, а потім виберіть період часу, коли вам комфортніше ними займатися. Наприклад, перевірка електронної пошти і розсилка рахунків клієнтам після обіду, а робота над проектами з ранку, коли мозок відпочив і повний свіжих ідей. Такий підхід особливо зручний для задач, які часто повторюються і займають багато часу. Сортування по групах дозволить вам працювати значно продуктивніше. А головне, вам не доведеться скакати від творчої роботи до повсякденної.
# 4 ДАВАЙТЕ СЕБЕ МЕНШЕ ЧАСУ
Встановлюйте для себе власні реалістичні терміни, але як можна частіше стислі. Гарантуємо, ваша здатність зосереджуватися різко зросте, коли ви почнете скорочувати час, за яке повинні завершити роботу. Мета такого методу полягає в тому, щоб стати цілеспрямованим і уважним до завдань, які перебувають під рукою.
Навчіться фільтрувати несуттєві завдання, і це в підсумку допоможе вам залишитися з більш коротким списком справ, в який входять невеликі завдання, а крім того, ви точно знаєте, скільки часу вам знадобиться на їх виконання. До всього іншого, ви виявите, що виділяючи себе менше часу на завдання, ви отримаєте більше перерв.
Дослідження показали, що людині потрібно відключатися від роботи час від часу від роботи - ми ефективні тільки протягом 90 хвилин. Після цього починається зниження продуктивності.
Киньте виклик самому собі - напишіть звіт за 20 хвилин замість 30. Час, що залишився використовуйте для того, щоб випити чашечку чаю або розім`ятися. Пам`ятайте - ваш мозок і очі теж повинні відпочивати.
# Експерементіруйте з форматом
На сьогоднішній день існує безліч софтів і додатків, які допоможуть вам вести правильно свої списки справ, але далеко не кожному вони підходять. Особисто я до цього дня використовую для складання списку завдань на день листок паперу і ручку, позначаючи вже виконані справи. А для того, щоб не виходити за рамки відведеного часу, я заводжу простий кухонний таймер. Що поробиш - мені так зручно.
Не варто гвалтувати себе, використовуючи новомодні додатки для управління завданнями, лише тому, що так роблять багато. Спробуйте поекспериментувати і знайти свій власний формат списку справ, який буде найбільш зручним для вас. Це можуть бути прості стікери, старий добрий щоденник або спеціальне програмне забезпечення. А може вам сподобаються браузерні таск-менеджери, такі як Evernote. Все у ваших руках!
ФІНАЛЬНІ ДУМКИ
Працюючи подібним чином, ви будете на 100% впевнені, що маєте осмислені завдання з реалістичними термінами виконання. Але головне, ви зможете підвищити свою ефективність і продуктивність. Згодом ви навчитеся швидко розбиратися в пріоритетності певних завдань і в тому, які з них можна викреслити. Це значно зменшить ймовірність стресу, а робота почне приносити справжнє задоволення.
