9 Помилок при створенні презентації в powerpoint
Створення ефектної презентації в PowerPoint справа непроста. Це в якійсь мірі мистецтво. Багатьом, напевно, доводилося бувати на абсолютно жахливих слайд-шоу і рахувати хвилини до закінчення презентації. А все тому, що при створенні слайдів був допущений ряд поширених помилок, які і зробили презентацію нудною або незрозумілою. Що це за помилки?
Занадто багато тексту
Можливо, найбільшою помилкою, яку здійснюють люди при створенні презентацій в PowerPoint, є неправильна робота з текстом. Багато хто забуває, що презентація це перш за все розповідь, а слайди виконують роль ілюстрацій. Якщо в слайді надто багато тексту, це погано. Перш за все тому, що люди схильні читати все, що вони бачать на екрані. Коли вони читають, вони не слухають. Якщо для того, щоб засвоїти всю інформацію, розміщену в слайді, потрібно 30 секунд, це означає, що протягом 30 секунд переважна частина аудиторії не слухатиме лектора. Але ж цілком можливо, що в цей час він повідомить важливі речі, які люди просто не почують.
Якщо в слайді надто багато тексту, багато хто не зможе прочитати все, що там написано і дуже турбуватимуться, коли лектор покаже наступний слайд. Це призведе до того, що розчарована людина взагалі перестане читати текст. Тому найголовніший принцип при створенні презентації звучить так: менше значить краще. Тексту повинно бути якомога менше, але при цьому він повинен бути максимально інформативним. І якщо ніяк не виходить зменшити кількість слів у слайді, то краще за все розбити інформацію на частини і створити додаткові слайди.
Потрібно пам`ятати, що люди звертають увагу або на слайди, або на ведучого презентації. Якщо лектор схильний до багатослівності, то йому варто супроводжувати слайди максимально стислими фразами. Вважається, що в слайді не повинно бути більше п`яти підпунктів (bullet points), а кожен підпункт повинен складатися з 5-6 слів. Це гарне правило, але краще постаратися скоротити кількість буллет-пойнтів в слайді, а якщо є така можливість, обійтися зовсім без них. У деяких випадках можна обійтися зовсім без тексту, графіка буває не менш інформативною.
складні переходи
У кожній новій версії PowerPoint з`являються нові варіанти переходів між слайдами. Деякі переходи дозволяють створювати приголомшливі слайди, які приведуть аудиторію в захват. Але тільки в тому випадку, якщо за справу береться професійний дизайнер з хорошим смаком і глибоким знанням PowerPoint. Рядовому користувачеві краще не захоплюватися занадто ефектними переходами. По-перше тому, що на слабких комп`ютерах такі слайди можуть зависнути через нестачу ресурсів, а по-друге тому, що красиві переходи лише відволікають увагу аудиторії і не додають нічого до того, що говорить лектор.
Звичайно, переходи можна і потрібно використовувати, але буде краще обмежитися максимально простими варіантами. І ні в якому разі не вибирати випадковий перехід, так як це перетворить слайд-шоу в візуальну кашу. Аудиторія повинна слухати, що говорить лектор і дивитися те, що він показує. Якщо глядачі починають гадати, який перехід буде наступним, вони відволікаються, а це дуже погано. Використання складних переходів є дуже поширеною помилкою, але багато користувачів раз по раз наступають на ці граблі, ускладнюючи свої презентації і тим самим знижуючи їх ефективність.
Неправильні шрифти та кольори
Ніхто не хоче створювати слайди, де буде чорний Times New Roman на білому тлі. І не треба. Але деякі впадають в протилежну крайність і створюють слайди, занадто перевантажені шрифтами і відтінками. Презентація повинна бути барвистою, але все добре в міру. Щоб не допустити цю помилку, найкраще використовувати обмежену кількість кольорів, які добре поєднуються між собою.
Те ж саме стосується і шрифтів. При створенні презентації потрібно вибирати ті шрифти, які добре читаються. Так, існує безліч дуже красивих рукописних шрифтів, але потрібно розуміти, що деякі шрифти стають абсолютно нерозбірливими, якщо екран розташований далеко від глядачів. Бажано використовувати один і той же шрифт на протязі всієї презентації і не використовувати кілька шрифтів в одному слайді.
Новачки дуже часто помиляються, намагаючись розмістити в одному барвистому слайді якомога більше шрифтів. Це призводить до того, що слайд виглядає неакуратно і істотно втрачає свою інформативність. Так, простенький шрифт Georgia, може бути, виглядає трохи нудно, але більшість людей вважатимуть за краще прочитати, що написано на екрані замість того, щоб захоплюватися фантазією творця презентації.
Читання слайдів провідним
Однією з найбезглуздіших помилок, яку допускають творці презентації, є читання інформації, розміщеної на слайді. Такий підхід дуже сильно стомлює аудиторію і дуже дратує глядачів.
Щоб зробити презентацію інформативною і захоплюючою, потрібно пам`ятати про два дуже важливих моментах. По-перше, кожен слайд презентації має містити коротку вижимки з тієї інформації, яку намагається донести ведучий. Слайд повинен на короткий час привернути увагу публіки, це допоможе людям краще зрозуміти, про що йде мова. Але разом з тим люди хочуть слухати, що говорить ведучий, а не розбиратися, в тому, що зображено на слайді. По-друге, потрібно завжди тримати в умі той факт, що слайд-шоу це не презентація. Презентація це те, що розповідає ведучий. Слайди PowerPoint це всього лише інструмент, який допомагає краще спілкуватися з аудиторією. Хорошому лектору слайди взагалі не потрібні.
Але багато хто про це забувають і вибудовують свою презентацію так, що їм доводиться читати те, що розміщено на слайді. Виглядає це дуже смішно: ведучий починає свою розповідь, потім зупиняється, читає текст, розміщений на слайді, потім знову повертається обличчям до публіки, вимовляє пару фраз, а потім знову читає текст з екрану. Навіщо деякі так роблять, абсолютно незрозуміло. Будь-яка людина в аудиторії і так може прочитати слайд, навіщо йому повторювати те, що вже і так відомо?
Використання складних графіків і діаграм
Супровід тексту зображеннями, графіками і діаграмами може істотно підвищити ефективність презентації. Статистична інформація всегла привертає увагу публіки і деякі цим зловживають, намагаючись помістити в слайд якомога більше інформації, представленої графічним способом. Це помилка.
Графік може дуже допомогти донести важливу думку, але тільки в тому випадку, якщо він не дуже складний для розуміння. Терпіння публіки не безмежне, глядачам швидко починає набридати розбиратися, що там означає червона лінія, а що синя. Якщо графік або діаграма не є зрозумілими для більшості глядачів або лектор не може виразно пояснити, що зображено на слайді, цю частину презентації буде потрібно істотно переробити.
нудні шаблони
Найкраще при створенні презентації витратити трохи часу на пошуки відповідного шаблону. Можна навіть створити свій власний, якщо знання та навички дозволяють. Деякі з встановлених шаблонів цілком непогані, але з якоїсь незрозумілої причини недосвідчені користувачі вибирають самі невдалі з них. Немає нічого гіршого для глядача, коли він змушений дивитися презентацію, подану за допомогою шаблону, який він уже сто раз бачив. Це нудно і нецікаво, тому дуже важливо знайти унікальний шаблон.
І не варто забувати про простоту. Чим простіше виглядає слайд, тим краще. Чорний текст на білому тлі виглядає не дуже, але ось білий текст на чорному тлі часом може стати ідеально підходящим варіантом.
Відео та скріншоти
Дуже часто буває, що ведучому доводиться припиняти шоу і доносити інформацію за допомогою інших засобів вираження. Наприклад, потрібно продемонструвати відео з YouTube або відвідати який-небудь сайт. Для багатьох презентацій такий підхід може виявитися згубним, тому що він збиває темп розповіді. Якщо є така можливість, то краще взагалі відмовитися від таких вставок, вмістивши все необхідну інформацію в слайдах. PowerPoint дозволяє прокручувати відео з YouTube, а для того, щоб продемонструвати можливості сайту, можна зробити скріншоти. Презентація повинна бути максимально безшовної для того, щоб увагу аудиторії не розсіюється.
Білий простір на картинках
Дуже часто користувачі припускаються помилки, не видаляючи білий простір в зображенні. Презентація може бути дуже красивою і цікавою, але до того часу, поки в слайді не виникає білий прямокутник із зображенням. Це може бути логотип або звичайне слово, яке користувач не особливо напружуючись знайшов в пошуку по картинках. Такі слайди виглядають, як ніби їх робив повний дилетант, тому від білого простору бажано позбуватися при першій можливості. Якщо не можна прибрати білий колір повністю, то потрібно постаратися хоча б зменшити порожній простір навколо картинки.
візуальна доступність
Презентація може бути дуже хорошою, але від неї не буде ніякого толку, якщо глядачам, які сидять далеко від екрану, не буде видно, що зображено або написано на слайді. Дуже багато новачка підписують слайди занадто дрібними шрифтами, що є дуже великою помилкою. Те, що добре виглядає на екрані комп`ютера, стане абсолютно невиразним на відстані. Тому, якщо є така можливість, краще заздалегідь провести тестову презентацію в обраному для слайд-шоу приміщенні. Це дуже важливо для успіху. Адже якщо слайди не помітні тим, хто сидить збоку або далеко від сцени, частина аудиторії просто не зрозуміє, про що йде мова. Якщо ж репетицію провести неможливо, то слід приділити велику увагу графіку і шрифти, зробивши їх максимально помітними.
