Кілька загальних порад щодо поводження з електронною поштою
6 років тому, коли у мене тільки з`явився Інтернет, я завела собі поштову скриньку на ya.ru за порадою першого знайомого по асьці. Ім`я у ящика було дуже виразне, передає мої інтереси в студентську пору, так що згодом його замінив інший, тепер уже на mail.ru, з менш зухвалою назвою.
Відео: Електронна пошта | курс "Комп`ютерні мережі"
Але ящик на Яндексі нікуди не пропав. На нього приходять дві розсилки, повідомлення з одного співтовариства на li.ru (теж сліди старого життя) і гора спаму. Хоча у мене є підозра, що багато людей знають саме його, а не новий. Тому ящик я так і не закинула і досить часто його перевіряла ... до початку осені. Потім якось все стало колись, з`явився блог, думка про нього приходила приблизно раз на місяць. Сьогодні, коли муки совісті перевищили больовий поріг, я вирішила туди нарешті зайти. За півроку там накопичилося близько 400 листів різної спрямованості. Частина з них було спамом, а спам-фільтр відловив всього 28. Звичайно, все їх відкривати я не стала, тільки переглянула колонку «від кого». Хоча, якби стежила за листами відразу, відкрила б майже все. На перевірку всіх листів на предмет важливості пішло близько години. Саме цими подіями і навіяний сьогоднішній пост про те, як поводитися з електронною поштою, щоб з вами не трапилося того ж, що і зі мною.
- Виділіть конкретний час на перевірку поштової скриньки. Наприклад, його можна перевіряти двічі на день, ближче до початку робочого дня і ближче до кінця. Не перевіряйте пошту щохвилини!
- Не відкривайте поштовий ящик, перш ніж не виконаєте головні завдання (або найважливішу задачу) зі списку справ. Читання листів відверне вас і розвіє вашу увагу і мотивацію.
- Якщо лист вимагає термінових дій - виконайте їх до того, як переходити до наступного. Якщо ви відкладіть важливий лист, думки про нього будуть відволікати вас, поки ви не повернетеся і не закінчите з ним.
- Якщо лист не вимагає термінового відповіді, а ви ще не знаєте, що написати, закрийте його. Найчастіше, в цей розряд потрапляють листи від друзів або родичів, так що на них ви зможете відповісти після закінчення роботи.
- Використовуйте папки для різних листів. Я от не користуюся, але впевнена, що людям, яким приходить в день безліч листів, це дуже допомагає.
- Вимкніть повідомлення про листи (тільки якщо ви не чекаєте термінового листа). Отримавши повідомлення, ви захочете його відразу прочитати, відволічетеся і потім насилу повернетеся до роботи. Не турбуйтеся, адже у вас буде виділений час на перевірку листів.
- Подумайте, чи дійсно ви читаєте всі підписані розсилки? Якщо є ті, які ви не читаєте, витратьте одноразово якийсь час, щоб відписатися від них, і щоб вони не захаращували поштову скриньку. Я так і зробила свого часу. Тепер відпишуся і від останніх.
- Для обробки листів корисно використовувати гарячі клавіші, шаблони та інші інструменти, покликані полегшити життя власника поштової скриньки.
- Але ж у вас не один поштову скриньку? Якщо ви користуєтеся декількома, є відмінний спосіб вирішити проблему витрати зайвого часу на відкриття та перевірку кожного з них.
Відео: Захист електронної пошти. Практика!
А як у вас справи з поштою?
